oTMS 系统的账单默认包含所有 “已经送达” 的订单,包括 “回单尚未返回” 的订单;审核时,双方可以协商是否在账单中包含未完成订单。
现在我们开始对“收到”状态的账单审核:
账单的 “审核” 过程与招标/价格文件的 “议价” 过程类似。在账单中心,用户可以对 “已收到” 和 “待处理” 状态的账单进行审核。
- 进入 “账单中心” 模块。对于承运商用户,还需选择 “客户账单” 或 “承运商账单”;
- 在账单列表下点选或打开一票 “收到” 状态的账单;
- 点击 “审核” 按钮开始审核账单明细。
- 单击账单行最右侧的按钮;
- 选择 “审核” 选项,开始审核账单明细。
审核账单
审核内容
审核时,基础信息只可预览,无法修改;可修改的内容包括以下几点:
- 勾选订单的 “已包含” 列,确认此订单在本账单中计算运费;当账单中的某票订单不适合结账时,无需勾选,保存后从当前账单中剔除;需要时再生成帐单。
- 审核时,默认勾选 “已确认” 列,确认订单进入最终运费结算环节。
- 以百分比为单位,或以元为单位直接减少数额,都是整体增加或减少最终费用,在备注栏说明调整原因即可。
- 调整费用:如果需要修改个别订单的帐单金额,可以编辑 “调整费用” 列,输入费用金额,点击 Enter 键自动更新订单的最终价格,进而自动更新账单的总金额。
- 调整原因:标注费用的调整原因。
- 备注:按需填写备注信息。
- 保存审核/调整信息。
保存后,账单状态将变为 “调整中”。
注意 | ||
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当对帐单进行改动并保存后,将无法接受帐单,只能发送给对方确认或拒绝。 |
账单中可单击预览的内容:
- 订单号:单击订单号可查看订单详情
- 聊聊:单击聊聊图标,发起讨论或查看沟通记录
- 成本:单击成本信息可查看每个订单承运商的运输成本明细,单击 “计算步骤” 可以查看具体的计算步骤。
- 异常:如果看到某个订单包含代表异常情况的倒三角符号,可以点击查看异常情况细节。
审核内容
发送账单
调整完毕后,点选账单并单击 “发送” 按钮,可将账单发送给对方确认。(如果该公司已配置 “启用账单和价格文件的批准请求” 功能,需要先单击 “提交批准请求”)
帐单发送后,状态显示为 “已发送”。
发送已审核账单
面板 | ||||||
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销售价仅显示在页面中供用户内部比较分析,对下游合作伙伴不可见;同理,成本价也不对合作伙伴可见。 |
接受账单
账单经过调整并发送合作方后,对方可收到并查看账单内容。若无需再作修改,可 “接受” 账单;如仍需调整,可继续修改并发送对方审核。
查看账单修改记录:
- 橙黄色:如果信息高亮为橙色,表明对方已作修改;
- 鼠标悬停在高亮区域,可查看修改前后的价格。
帐单接受后,双方将无法继续进行修改。
接受的账单可以转发至财务部门备案,或用于审核承运商的运输发票。
查看账单修改记录
接受账单
拒绝账单
合作双方如因某些原因对账单无法达成一致,或由于其他原因需撤消此账单,可通过 “拒绝” 按钮拒绝此账单。
拒绝账单
账单存档
当电子帐单越来越多时,用户可以选择把已接受的、拒绝的历史帐单 “存档”;存档后将从账单列表隐藏。
接受的帐单可以转发给用户的财务部门备案,或者用来审核承运商的运输发票 (每个公司用处不同,不做区分)。
此时,在订单追踪中,订单状态转为【节点8:承运商订单完成】。
存档失效账单