权限配置
公司配置
配置生成账单方式
主账户可在 “我的资源” > “我的公司” > “公司配置” 下设置需由承运商创建账单 (常规账单) 还是由本方创建账单 (反向账单)。
生成账单配置
批准请求配置
主账户可在 “我的资源” > “我的公司” > “公司配置” 下设置是否 “启用账单和价格文件的批准请求”。
勾选此配置后,某一操作人员变更价格文件和账单的状态时,需要向上级请求批准,由主账户来完成该项操作。
批准请求配置
用户配置
- 打开 “我的资源” > “用户管理”;
- 在用户编辑页面为配置 “账单中心” 功能下的权限;
- 保存并重新登录。
配置权限
开始创建账单
用户使用 oTMS 系统生成账单与合作伙伴结算运费;
对于线上承运商:货主或承运商在系统内创建账单发送至对方;
双方在 oTMS 系统内即可完成账单的确认,对账工作在 oTMS 系统在线实时操作。
打开 “账单中心” 模块,开始创建账单:
- 对于货主方,进入账单中心模块后,直接单击右上角的 “创建” 按钮即可;
对于承运方,应先选择是货主账单 (对货主的账单) 类型还是承运商账单 (对下游承运商账单) 类型,再单击 “创建”。
账单界面 - 创建
填写账单内容
- 选择需要结账的承运商或货主名;
- 填写账单名称,该名称在 oTMS 系统中唯一;
- “地区” 栏非必填项,用户可按需选择。
- 选择账单的账期
- 账期最长为 3 个月;
- 账期结束日期最晚为当前日期的前一天;
- 选择订单范围:根据计划或实际提送货时间确定账单中包含的结账订单;
- 筛选回单状态:勾选 “回单状态为客户接受” (客户账单) 或 “回单状态为我们接受” (承运商账单) 后,账单将筛选出回单已通过审核的订单;
填写完整后,单击 “创建” 按钮,用户按需进行调整/修改并保存后,将生成 “草稿” 状态的账单。
- 对于保存为 “草稿” 状态的账单,用户可以单击账单页面的 “编辑” 按钮,重设账单设置或修改账单名称。
- 对于新创建的账单 (尚未保存),用户可以直接点击页面左侧的 “ ” 按钮返回进行修改。
填写账单内容
oTMS 生成的电子账单包含了多种信息,供用户检查确认:
- 订单号:单击订单号可查看订单详情
- 销售价/成本:单击销售价 (客户账单) 或成本 (承运商账单) 信息可查看每个订单的运输费用明细,单击 “查看详情” 可以查看具体的计算步骤。
- 异常:在异常列中可以查看订单运输过程中发生的异常状况 。
- 调整费用:如果账单金额需要再作调整,可在 “调整费用” 栏对单个订单的费用进行调整,或在 “整体调整” 栏对整个账单的总费用进行调整。如:总金额基础上的折扣、KPI绩效相关的罚款或者奖金、燃油费等。
- 已包含 :对于强制电子回单的订单,账单中如有未上传回单或回单未通过审核的订单,则此类订单默认不勾选 “已包含” 选项 (显示 图标,即不计算费用),如要对其进行结账,需手动点亮 已包含按钮 ;相对的,如有部分订单已包含在账单中,但当前无需进行结账 (如双方对该订单仍存在争议),可取消包含选项,暂不对此订单进行结账。
- 如需配置账单列表中需要显示的更多订单信息,可点击订单列表右上方的 按钮进行勾选。
调整/确认计费订单
发送账单
账单内容编辑完毕并确认无误后,即可在账单列表中,单击账单行最右侧的按钮,选择 “发送” 选项,将此账单发送至对方进行审核。账单内容编辑完毕并确认无误后,即可在账单列表中,单击账单右侧的 “” 按钮,将此账单发送至对方进行审核。
注意:如果该公司已配置 “启用账单和价格文件的批准请求” 功能,还需要先 “提交批准”。
发送账单