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title本页说明:

 

对帐往往都是耗时耗力的工作,但是在 对账往往都是耗时耗力的工作,但是在 oTMS 平台中,对帐异常容易,只需要几分钟和点几下鼠标即可完成。平台中,对账异常容易,只需要几分钟和点几下鼠标即可完成。

在对帐过程中,货主和承运商看的都是同样的数据,包括所有的订单信息、价格、运输过程中的异常报告等。在对账过程中,货主和承运商看的都是同样的数据,包括所有的订单信息、价格、运输过程中的异常报告等。

系统可以根据订单信息和合同价格自动生成电子帐单,但是发送给客户之前可以进行修改调整,这些修改将以不同颜色标出,双方都可以看到 (电子帐单发送和对帐方式与招标/价格文件的在线议价方式类似)。系统可以根据订单信息和合同价格自动生成电子账单,接受账单前,双方可以对账单中的内容及价格进行修改和调整。电子账单发送和对账方式与招标/价格文件的在线议价方式类似。

 

 

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账单的 “审核” 过程与招标/价格文件的 “议价” 过程类似。在账单中心,用户可以对 过程类似。对于线上账单,用户可以对 “已收到” 和 “待处理” 状态的账单进行审核。

  1. 进入 “账单中心” 模块。对于承运商用户,还需选择 “客户账单” 或 “承运商账单”;
  2. 单击账单行最右侧的按钮;
  3. 选择 “审核” 选项,开始审核账单明细。


审核账单

 

 

审核内容

审核时,基础信息只可预览,无法修改;可修改的内容包括以下几点:

  • 勾选订单的 “已包含” 列,确认此订单在本账单中计算运费;当账单中的某票订单不适合结账时,无需勾选,保存后从当前账单中剔除;需要时再生成帐单。
  • 审核时,默认勾选 “已确认” 列,确认订单进入最终运费结算环节。
  • 以百分比为单位,或以元为单位直接减少数额,都是整体增加或减少最终费用,在备注栏说明调整原因即可。

  • 调整费用:如果需要修改个别订单的帐单金额,可以编辑 “调整费用” 列,输入费用金额,点击 Enter 键自动更新订单的最终价格,进而自动更新账单的总金额。

    审核时,用户可预览账单中的各类信息,其中主要包括:

    • 订单号:单击订单号可查看订单详情。
    • 销售价/成本:单击销售价 (客户账单) 或成本 (承运商账单) 信息可查看每个订单的运输费用明细,单击 “查看详情” 可以查看具体的计算步骤。
    • 异常:在异常列中可以查看订单运输过程中发生的异常状况 。
    • 如需在账单列表中查看更多订单信息,可点击订单列表右上方的Image Added按钮进行勾选并查看。

    除预览信息外,用户还可对账单中的部分信息进行修改:

    • 设置订单的 “已包含”Image Added状态,确认此订单在本账单中计算运费;当账单中的某票订单不适合结账时,可从当前账单中剔除,即显示为 “不包含”Image Added状态;需要时再生成账单。
    • 审核时,可对订单进行标记 Image Added,确认订单进入最终运费结算环节。
    • 调整总价:以百分比为单位,或以元为单位调整账单总额。
    • 调整费用:可以在 “调整费用” 列,可以对单个订单的费用金额进行调整。
    • 调整原因:标注费用的调整原因。
    • 备注:按需填写备注信息。
  • 保存审核/调整信息。
    保存后,账单状态将变为 “调整中”。
  • 注意
    title注意

    当对帐单进行改动并保存后,将无法接受帐单,只能发送给对方确认或拒绝。当对账单进行改动并保存后,将无法接受账单,只能发送给对方或拒绝。

    账单中可单击预览的内容:

    • 订单号:单击订单号可查看订单详情
    • 聊聊:单击聊聊图标,发起讨论或查看沟通记录
    • 成本:单击成本信息可查看每个订单承运商的运输成本明细,单击 “计算步骤” 可以查看具体的计算步骤。
    • 异常:如果看到某个订单包含代表异常情况的倒三角符号,可以点击查看异常情况细节。

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    审核内容

     

    发送账单

    调整完毕后,点选账单并单击 “发送” 按钮,可将账单发送给对方确认。(如果该公司已配置 “启用账单和价格文件的批准请求” 功能,需要先单击 “提交批准请求”)
    帐单发送后,状态显示为 “已发送”。


    Image Removed调整完毕并保存后,单击账单行最右侧的Image Added按钮并选择 “发送” ,可将账单发送给对方确认。
    注意:如果该公司已配置 “启用账单和价格文件的批准请求” 功能,需要先 “提交批准”。
    账单发送后,状态显示为 “已发送”。

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    发送已审核账单

     

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    title重要提示

    销售价仅显示在页面中供用户内部比较分析,对下游合作伙伴不可见;同理,成本价也不对合作伙伴可见。

     

     

    接受账单


    账单经过调整并发送合作方后,对方可收到并查看账单内容。若无需再作修改,可 “接受” 账单;如仍需调整,可继续修改并发送对方审核。

    查看账单修改记录:

    • 橙黄色:如果信息高亮为橙色,表明对方已作修改;
    • 鼠标悬停在高亮区域,可查看修改前后的价格。

    帐单接受后,双方将无法继续进行修改。
    接受的账单可以转发至财务部门备案,或用于审核承运商的运输发票。

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    查看账单修改记录

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    (如果该公司已配置 “启用账单和价格文件的批准请求” 功能,则 “接收” 或 “发送” 操作前,需要先 “提交批准”)

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    title说明
    • 账单接受后,双方将无法继续对账单进行修改。
    • 账单转为 “已接受” 状态 30 天后,禁止对账单内的订单操作回单、上报投诉,以及使用 “聊聊” 功能。

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    接受账单

     


    拒绝账单


    合作双方如因某些原因对账单无法达成一致,或由于其他原因需撤消此账单,可通过 “拒绝” 按钮拒绝此账单。选项拒绝此账单。

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    拒绝账单

     

    账单存档


    当电子帐单越来越多时,用户可以选择把已接受的、拒绝的历史帐单 当电子账单越来越多时,用户可以选择把已接受或已拒绝的历史账单 “存档”;存档后将从账单列表隐藏。

    接受的帐单可以转发给用户的财务部门备案,或者用来审核承运商的运输发票 (每个公司用处不同,不做区分)。

    此时,在订单追踪中,订单状态转为【节点8:承运商订单完成】。

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    存档失效账单

    已存档的订单可支持导出,供公司进行备案或作其他用途。 

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    账单存档