手动录入
在 “订单中心”点击 “新建” 或 “订单编辑” 区域,完成空白的订单模板;“订单编辑” 区域,填写空白的订单模板;
1. 认识订单模板
oTMS订单模板包含6部分:订单抬头、提货信息、送货信息、货物信息、运输模式、运输时间计划、订单的成本和收入;分别介绍:
oTMS订单模板包含 8 个部分:订单抬头、提货信息、送货信息、货物信息、运输模式、运输时间计划、订单的成本和收入。如下图所示:
新建/编辑订单界面
标号 | 说明 | 描述 |
---|---|---|
① | 订单抬头 | 可以输入WMS/ERP单号、自定义字段信息等其他内容。 |
② | 提货信息 | 包含发货方名称、提货地址、联系方式等。“始发地” 与oTMS城市&邮编数据库相连,确保系统中地理信息标准统一; |
- 运输模式:根据订单要求选择整车、零担或其他,以及所要求的车型等信息;
- 时间计划:"订单要求的运输时间" 必填;提货、送货日期可选填其一;oTMS会根据合同价格中的运输时间计算日期;
- 订单收入:当订单输入完成后,系统会根据合同价格,计算该订单成本。如果没有发现适用价格,而且订单输入无误的话,您需要手工输入价格;
2. 特殊选项说明
必填项:整车运输时,必需选择车长;货物的重量和体积必填;
选填项:时间计划中,提货日期和送货日期可选填其一;订单成本可现在选择,也可以分配订单时选择;
批量导入
维护基础数据后快速添加
- 当您从右侧的<发货方>选择了客户,您会进入 自动录入提货 部分,→图3;
如果在 我的资源—基础数据 已经维护 收货人&发货人&产品 数据,点选后,oTMS系统会自动填充
该数据;如果没有维护,您可以分别手工输入提货/送货信息,点击右侧 “+” 按钮→图4,自动维护进基础
数据库循环使用。
接下来,系统会自动进入“送货信息”部分,操作同“提货信息”。
点击“+”后,您可以看到数据已保存→图5.
重要提示:不是每一个用户都可以向基础/主数据库添加信息或者修改现有信息,由用户的操作权限决定。
接下来,您可以选择货物信息:
如果您之前在基础数据库保存了一些产品或包装数据,您可以简单地直接选择该产品(1)添加到订单。但是您需要手工输入数量(2),这样系统才能自动计算订单运量。
重要提示:货物信息可以从基础数据中心多次添加到订单。尤其是货物信息是以包装的方式维护到系统中时,包装可能尺寸和重量都不尽相同,此时需要客服人员根据其操作权限手工进行调整(3)。
系统会对订单中所有货物自动求和,请看下图:
您也可以跳过订单行,直接手工输入总的货物件数,重量和体积。
最后,您需要选择合适的货物类型和包装类型。模式设置是1-A:普通货物,散箱,人工装卸。如果您的订单中包含不同类型的货物,你需要选择最高级别或者拆分订单。
重要提示:打勾选中“订单分配给承运商时不显示订单行”,您的承运商在收到订单将只会看到货物的汇总信息。
- 接下来,选择运输模式和时间计划:
- 零担/整车模式 - 影响价格,零担只需选择车型(厢式车还是敞篷车)
- 整车模式信息:如果是整车,需要选择车辆长度,装载量是可选
- 提货日期:提货日期与送货日期二选一填写即可
- 提货、送货时间:默认是工作时间,但是你可以选择任何时间段。这里的选择会影响服务协议和KPI考核。
- 运输时间:如果您输入了运输时间,系统自动计算送货日期
- 送货日期:可以输入,也可以留空,让系统根据3、5的时间自动计算
- 订单完成,点击计算费率,得出订单收入。下一篇将介绍计算费率的细节。
- 保存订单,您将回到订单中心。
- 完整的订单将被保存到“收到订单”,准备发送到“订单分配”中心,分配给相应承运商。
- 不完整的订单被保存到“草稿箱”,等待继续编辑。
系统也可对订单进行复制,但基于数据安全考虑,作为服务提供方时,是不能复制从oTMS平台客户收到的订单。
前往“订单中心”,选择您打算复制的订单:
上图中,用户选择了3个不同订单,点击“复制”,您将进入以下页面:
上图中,同时3个订单被复制,等待编辑。在订单编辑并保存后,系统将为订单分配订单号。复制后的订单将保存为一个新的订单,所以,请确认您根据需求进行了相应调整,以免发给承运商重复的订单。
图3:
图4:
图5:
图6:
图7:
图8:
图9:
图10:
图11:
输入信息后,点击右侧 “+” 按钮;同步进基础数据库可循环使用。 | ||
③ | 送货信息 | 包含收货方名称、提货地址、联系方式等。“始发地” 与oTMS城市&邮编数据库相连,确保系统中地理信息标准统一; 输入信息后,可点击右侧 “+” 按钮,将信息同步进基础数据库循环使用。 |
④ | 货物信息 | 影响运输的关键货物信息和数据,您可以在单元格中输入产品细节信息,也可以只输入总数。 |
⑤ | 运输模式 | 根据订单要求选择整车、零担或其他,以及所要求的车型等信息。 |
⑥ | 时间计划 | “订单要求的运输时间” 必填;提货、送货日期可选填其一;oTMS会根据合同价格中的运输时间计算日期。 |
⑦ | 订单成本 | 单击 “计算成本” 后,系统会根据合同价格,计算该订单成本并列出匹配的价格文件。 |
⑧ | 基础数据栏 | 已维护的收货人、发货人、产品相关信息。单击名称可直接录入订单,允许修改(不会影响原始基础数据)。 |
特殊填写项说明
必填项 | 选填项 |
---|---|
整车运输时,必需选择车长 | 时间计划中,提货日期、送货日期、运输时间填写其中两项就可以 |
货物的重量和体积必填 | 订单成本可现在选择,也可以分配订单时选择 |
座机和手机号码至少需要填写其中一项 | |
订单中勾选了 “发送外部追踪通知” 选项后,手机号或邮箱信息至少需填写一项 |
使用基础数据快速录入
基础数据添加 是指:用户在 “我的资源” > “基础数据” 中添加收货人、发货人、产品信息后,在新建订单页面点击右侧的数据库,直接选择数据快速生成订单的方式。
这里介绍如何快速生成订单:
- 在基础数据中维护收发货方、产品信息;具体资料,请参考基础数据部分资料;
- 创建订单时,直接在右侧的基础数据信息栏中点选所需的收发货方及产品信息;选择产品的数据后,您需要手工输入数量,并单击 “计算” 按钮得出订单运量。
- 数据选择完成后,继续填写 “运输模式、计划提送货时间、订单成本可选 (或者在分配时选择)” 并保存。若订单信息完整,将被保存到 “收件箱”,待发送至 “订单分配” 中心,分配给相应承运商;若订单信息不完整,则将保存到 “草稿箱”,等待继续编辑。
警告 | ||
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批量导入
在系统中,为方便用户将大批量的订单录入系统,特别提供专门的订单录入入口,并有用户公司专属的API用户名和密码,希望好好保管。
1. 如图所示,填入您的用户名及密码即可登录。导入入口为:https://login.otms.cn/orderImport/index.jsp
订单导入接口登陆界面
2. 选择系统提供的模板,下载即可使用:
- 有基础数据:系统已维护过订单收发货人、产品信息并配有外部代码,模板中输入外部代码及少量信息完成创建并导入。
- 无基础数据:系统中没有订单相关信息,需输入完整详细的订单信息完成创建并导入。
下载模板界面示意图
3. 订单模板填写完整,则可以点击右侧栏的 “选择文件” 按钮加载模板文件,选择导入状态再上传。上传结束后,导入结果显示在页面下方;
- 若订单没有问题则会进入收件箱中;
- 进入草稿箱或是退回的订单均是存在信息错误的订单,可以下载导入结果进行查看和修改,进入草稿箱的也可以进入系统中查看原因。
导入操作示意图
导入错误报告
其他功能
系统也可对订单进行复制;但基于数据安全考虑,作为承运商时,无法复制从oTMS平台客户收到的订单。
- 前往 “订单中心”,选择打算复制的订单;
- 点击 “复制” 按钮,订单被复制并等待编辑;
- 在订单编辑并保存后,系统将为订单分配订单号。复制后的订单将保存为一个新的订单,所以,请确认您根据需求进行了相应调整,以免发给承运商重复的订单。