权限配置
公司配置
配置生成账单方式
主账户可在 “我的资源” > “我的公司” > “公司配置” 下设置需由承运商创建账单 (常规账单) 还是由本方创建账单 (反向账单)。
生成账单配置
批准请求配置
主账户可在 “我的资源” > “我的公司” > “公司配置” 下设置是否 “启用账单和价格文件的批准请求”。
勾选此配置后,某一操作人员变更价格文件和账单的状态时,需要向上级请求批准,由主账户来完成该项操作。
批准请求配置
用户配置
- 打开 “我的资源” > “用户管理”;
- 在用户编辑页面为配置 “账单中心” 功能下的权限;
- 保存并重新登录。
配置权限
开始创建账单
用户使用 oTMS 系统生成账单与合作伙伴结算运费;oTMS 支持生成 .pdf 或者 CSV 文件形式的账单;
对于线上承运商:货主或承运商在系统内创建价格文件发送至对方,不需要导出操作;
双方在 oTMS 系统内即可完成价格文件的确认,对账工作在 oTMS 系统在线实时操作。
打开 “账单中心” 模块,选择对应的账单类型开始新建:
- 对于货主方,直接新建即可;
对于承运方,应先选择是货主账单 (对货主的账单) 类型还是承运商账单 (对下游承运商账单) 类型。
填写账单内容
在生成账单时,需要先填写账单抬头,如果未填写完整,则无法成功生成账单。oTMS 可以对已经送达的订单 “包括回单尚未返回的订单” 生成账单。
- 选择需要结账的承运商或货主名;
- 填写账单名称,该名称在 oTMS 系统中唯一;
- 选择账单的账期
- 账期最长为 100 天;
- 账期结束日期最晚为当前日期的前一天;
- 选择订单范围:根据计划或实际提送货时间确定账单中包含的结账订单。
- “地区” 栏非必填项,用户可按需选择。
填写完整后,单击 “生成账单” 按钮,系统当即生成 “草稿” 状态账单,用户可按需进行修改和保存。
对于强制电子回单的订单,账单中如有未上传回单或回单未通过审核的订单,则此类订单默认不勾选 “已包含” 选项 (即不计算费用),如果需要对其进行结账,应在 “已包含” 列下手动勾选 (也可通过 “选择订单” 下的 “全选” 按钮批量勾选) 。
填写账单内容
调整/确认计费订单
oTMS 生成的电子账单包含了多种信息,供用户检查确认:
- 沟通记录 - 点击 “聊聊”,查看订单双方沟通记录的始末;
- 订单号 - 点击查看订单详情;
- 成本 - 点击可以查看每个订单成本是如何计算得来的。如果成本是手工输入,该订单的 “成本” 栏将显示 “手工输入价格” 提示信息;
- 异常 - 假如您看到某个订单包含代表异常情况的倒三角符号,可以点击查异常详情。
如果账单金额存在歧义,可以选择修改个别订单或者一次性修改总金额;比如 总金额基础上的折扣、KPI绩效相关的罚款或者奖金、燃油费 等。
最后,您也可以把部分订单从当前账单中剔除,等以后再对这些订单生成账单 (当您和承运商对某些订单有争议时,可以使用此功能)。
可检查信息项
其他可操作项:
- 导出:根据业务需要,可导出账单,点击订单列表上方的 Excel 图标。
- 针对线下承运商、线下司机或线上司机,生成账单后保存,再选择账单,点击 “生成线下账单” 按钮生成 CSV 或 PDF 文件,发送给线下承运商对账。
- 针对线上承运商,账单生成后需要点击 “发送” 按钮,反馈至线上承运商对账确认。
- 当双方未接受账单时,依然可以对部分内容进行修改;当金额确认,点击 “接受” 账单,将无法再被修改。
- 账单经双方确认接受后,该账单中包含的订单在 “订单追踪” 模块的状态转到【节点 8 :账单确认】。
- 当电子账单越来越多时,可选择 “存档” 已接受的账单;存档后账单将从列表中隐藏。
接受的账单可以转发给您的财务部门备案,或者用来审核承运商的运输发票。
存档示意图
调整金额