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创建基础数据方式
在 oTMS 中,收货人、发货人、产品的信息存在两种创建方式:单条信息录入、多条信息批量导入。
单条信息录入
以发货方信息录入为例,具体操作如下:
中,货主账户和承运商账户维护的基础数据是不同的;货主维护的是 “收货人”、“发货人”、“产品” 信息,承运商维护的是 “我的中转站” 信息;但他们共同存在两种数据创建方式:单条信息录入、多条信息批量导入。
单条数据录入
创建发货方信息
以录入发货方信息为例,介绍单条信息录入的操作步骤:
- 打开 “我的资源” 模块,进入 “基础数据” 选项卡
- 点击 进入 “发货方” 栏,再点击 栏并单击 “新建” 按钮;
附:填写说明
- 在编辑页面中填写相关信息,完成后保存。
新建的发货方数据信息大体分为以下几点,在每一点中分别对填写规范做了详细说明,请认真阅读:
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概要填写
发货方概要填写
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为了帮助您及时掌握订单的最新更新状态,我们特别细分了通知项,并提供短信及邮件两种可选择的通知方式:
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“地区功能” 主要用来区分您的账单、报表、管理权限、管理方式、业务类型等。
oTMS 提供三类地区选项:
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信息查看设置 |
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“工作日” 与 “非工作日” 用来设置收货方、发货方的有效工作时间的功能,帮助您合理管理提送货时间;“工作日” 与 “非工作日” 的添加方式相同:可以单独添加使用,或者选取已维护的模板数据。 1. 开始单独添加工作日: |
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2. 点击下拉键选择合适的工作日模板,不需要编辑任何信息,点击保存后即可开始使用。 |
工作日单独设置界面
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(非) 工作日单独设置界面
标号 | 说明 |
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1 | 手动添加按钮 |
2 | 选择模板区域 |
工作日模板设置界面
我的站点
编辑我的站点页面
批量导入数据
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创建收货人信息
参考发货人信息创建内容。
创建产品信息
创建步骤与发货人相同,但填写的内容有所区别,产品信息中应详尽描述产品的 “品名”、“包装单位”、“外包装尺寸”、“毛重” 及其他信息等。
- 产品名称:符合通用的习惯称呼,力求准确。
- 产品代码:根据您公司内部的设定填写。
- “单位重量” 采用毛重计量。
- 单位保费/货值:是指按包装单位计算保费/货值,比如 100 元/箱保费/货值,20 箱共 2000 元。
- 外部代码:主要用于数据导入时的识别码,无特殊要求,简单易识别就好。
- 产品分类:产品分类可在 “我的资源” > “基础数据” > “产品” 页面下, 单击 “产品分类” 按钮进行维护。维护后,就可为产品选择相应的分类,以实现订单分类计费 (数量)。
产品信息
我的中转站
中转站信息中的前几项与收发货方数据类似,但还需多维护一项 “管辖区域” 信息,添加的 “管辖区域” 用于以地区为拆分条件的订单拆分业务中。
- 省/市地区:您具有业务管理权限的地区。
- 运输时间:以 “小时” 计算,应填写的是订单从您的业务辖区运输至中转站的在途时间。
编辑我的中转站
多条数据批量导入
批量导入功能能够一次性帮您把收发货方和产品的信息导入系统,可以省却更多重复的添加操作。
具体操作如下:
- 打开 “发货方” 栏,点击 “导出&下载” 按钮;
- 再点击 “中文基础数据模板” 按钮导出 Excel 模板,并填写完整数据 (参考基础数据模板填写说明) 后保存;
- 点击 “导入” 按钮,在弹出框中上传模板;
- 确认即可完成。
导入成功后系统给出导入结果分析表,有错误数据时会提醒用户;若模板不存在错误,系统将提示错误为“0”。
导入成功后系统给出导入结果分析表,有错误数据时会提醒用户;若模板不存在错误,系统将提示错误为 “0”。
说明:使用 Excel 表格导入收发货方数据时,如果设置了 “发送外部通知”,则:如果填写了手机号, “提醒设置” 页面中将自动勾选短信通知;如果填写了邮箱, “提醒设置” 页面中将自动勾选邮件通知。
批量导入入口
基础数据模板
导入模板界面
基础数据维护
发货人信息创建
参考收货人信息创建内容。
产品信息创建
- “单位重量” 和 “单位体积” 采用毛重计量。
- 单位保费/货值:是指按包装单位计算保费/货值,比如 100 元/箱保费/货值,20 箱共 2000 元。
产品信息
批量维护数据
在您的数据库中,当可编辑的数据量过于庞大时,可以采取批量维护的方式同时编辑多条数据,帮助您节省工作时间。下面展示几种批量维护的功能:
数据更新
数据更新是指对已维护的过期/错误数据进行编辑修改,保存后可再次使用的功能。如果您只有少数的几条数据需要更新,建议您逐条编辑修改并保存;但如果您修改的数据会占用更多的工作时间,建议您采取批量更新的方式,这样会节省重复的劳动时间。
以修改发货方信息为例,展示数据单条更新步骤:
- 打开 “基础数据” 页签下的 “发货方” 栏,查看数据;
- 选中要修改的数据,一次只能选择一条;
- 点击 “编辑” 按钮开始修改,修改后保存就可以使用了。
数据单条更新
以修改发货方信息为例,展示数据批量更新步骤:
- 打开 “基础数据” 页签下的 “发货方” 栏,
- 导出 “基础数据” Excel表,并对内容进行修改,保存;
- 再次点击 “导入” 按钮,选择更新方式后导入文件并确认
导入后系统给出导入结果分析,错误信息将提示用户;用户可继续下载修改内容直至内容完全正确;若您的模板不存在错误系统将提示您错误为 “0”。
导出数据
数据更新
如需修改/更新单条数据,可以直接点选需要修改的数据 (收货方/发货方/产品等),并单击 “编辑” 按钮,对基础数据进行修改。
单条数据更新
如需批量对基础数据信息进行修改或更新,可以通过 “导出 & 下载” 按钮,导出需要修改的基础数据信息。修改并保存后,通过 “导入” 按钮重新导入系统。
注意:导入数据时,需将 “选择更新方式” 选为 “更新”。
批量数据更新
更新数据
批量删除
选择多条收货方、发货方、产品信息,支持批量删除。
- shift + 左键:批量选择
- ctrl + 左键:多个选择
- 选中后,点击删除按钮即可成功
批量添加坐标
- 新建基础数据时根据地址自动添加坐标
- 点击 “初始化坐标” 按钮可批量添加坐标至已创建的基础数据中
- 点 “地球” 图标可查看数据位置并微调位置
信息 | ||
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工作日和非工作日
工作日和非工作日(Working Day)是创建收货方和发货方的工作日和时间的功能;方便用户创建订单时制定计划提送货时间;
在工作日和非工作日栏下创建的属于 数据模板,所有的收发货方都可以使用同一个;
1.在基础数据中创建工作日和非工作日的数据模板:
基础数据 →工作日 →新建;
制定便于理解识别的工作日名称,如: 2015年第三季度作息安排 ;
- 新建功能自带 工作日模板 :默认 周一~周五8:00——18:00 ;
- 用户可自行 添加特殊工作日时间 ,如图:选择日期+星期+工作最早&最晚时间;
- 点击保存即可。
- 基础数据 →非工作日 →新建;
- 设置非工作日模板的识别名称,如: 2015年3季度休息表 ;
- 手动添加:日期+星期+ 最早&最晚时间默认0:00——23:59 ;
- 点击保存。
2.将工作日模板应用于收发货人信息中:
- 基础数据 →发货人/收货人 →选择需要设置working day的发货人;
- 进入 工作日设置/非工作日 设置项下,选择 工作日模板 ,点击 “更新”完成;
- 在选择应用模板时用户还可以进行增减修改,修改后的模板不会同步到原始模板中,只应用在该用户信息中;
- 非工作日的操作和工作日相同;
3.创建订单查看收发货方工作日并设置计划提送货时间:
- 订单中心 →新建 →选择收发货方;
- 点击收货方/发货方的 查看工作时间 ;
- 依据发货方/收货方的工作日 设置提送货日期及时间 ;
- 订单保存,完成。
我的线下合作伙伴
用户在创建线下伙伴后,仍然可以对其修改、删除和添加。
具体操作如下:
- 打开 “基础数据”,点击 “基础数据” 页签下的 “我的线下合作伙伴” 栏栏,开始 “新建”;
- 点击 “新建” 按钮,进入信息维护页面,如图6所示填写公司信息,保存后才能继续添加其他信息;
- 填写公司信息,保存可继续添加其他
- 点击 “新建” 按钮添加联系人或价格文件按钮添加联系人或价格文件,保存后线下合作伙伴创建成功。
- 点击 “保存并关闭” 按钮,线下合作伙伴创建成功
小提示:oTMS中,添加公司信息后,必需点击“保存”后才允许添加联系人及价格。
线下伙伴信息栏
编辑我的线下合作伙伴
警告 | ||
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如同传统的TMS,您需要通过电话、邮件等形式从合作伙伴处获取信息,然后自己手动更新oTMS内的订单信息。我们称这种操作方式为"非平台"运作。 |