创建基础数据方式
在 oTMS 中,货主账户和承运商账户维护的基础数据是不同的;货主维护的是 “收货人”、“发货人”、“产品” 信息,承运商维护的是 “我的中转站” 信息;但他们共同存在两种数据创建方式:单条信息录入、多条信息批量导入。
单条数据录入
创建发货方信息
以录入发货方信息为例,介绍单条信息录入的操作步骤:
- 打开 “我的资源” 模块,进入 “基础数据” 选项卡
- 进入 “发货方” 栏并单击 “新建” 按钮;
- 在编辑页面中填写相关信息,完成后保存。
新建的发货方数据信息大体分为以下几点,在每一点中分别对填写规范做了详细说明,请认真阅读:
创建收货人信息
参考发货人信息创建内容。
创建产品信息
创建步骤与发货人相同,但填写的内容有所区别,产品信息中应详尽描述产品的 “品名”、“包装单位”、“外包装尺寸”、“毛重” 及其他信息等。
- 产品名称:符合通用的习惯称呼,力求准确。
- 产品代码:根据您公司内部的设定填写。
- “单位重量” 采用毛重计量。
- 单位保费/货值:是指按包装单位计算保费/货值,比如 100 元/箱保费/货值,20 箱共 2000 元。
- 外部代码:主要用于数据导入时的识别码,无特殊要求,简单易识别就好。
- 温度范围:只针对温控货物有效。
产品信息
我的中转站
中转站信息中的前几项与收发货方数据类似,但还需多维护一项 “管辖区域” 信息,添加的 “管辖区域” 用于以地区为拆分条件的订单拆分业务中。
- 省/市地区:您具有业务管理权限的地区。
- 运输时间:以 “小时” 计算,应填写的是订单从您的业务辖区运输至中转站的在途时间。
编辑我的中转站
多条数据批量导入
批量导入功能能够一次性帮您把收发货方和产品的信息导入系统,可以省却更多重复的添加操作。
具体操作如下:
- 打开 “发货方” 栏,点击 “导出&下载” 按钮;
- 再点击 “中文基础数据模板” 按钮导出 Excel 模板,并填写完整数据 (参考基础数据模板填写说明) 后保存;
- 点击 “导入” 按钮,在弹出框中上传模板;
- 确认即可完成。
导入成功后系统给出导入结果分析表,有错误数据时会提醒用户;若模板不存在错误,系统将提示错误为 “0”。
说明:使用 Excel 表格导入收发货方数据时,如果设置了 “发送外部通知”,则:如果填写了手机号, “提醒设置” 页面中将自动勾选短信通知;如果填写了邮箱, “提醒设置” 页面中将自动勾选邮件通知。
批量导入入口
基础数据模板
导入模板界面
基础数据维护
数据更新
数据更新是指对已维护的过期/错误数据进行编辑修改,保存后可再次使用的功能。如果您只有少数的几条数据需要更新,建议您逐条编辑修改并保存;但如果您修改的数据会占用更多的工作时间,建议您采取批量更新的方式,这样会节省重复的劳动时间。
以修改发货方信息为例,展示数据单条更新步骤:
- 打开 “基础数据” 页签下的 “发货方” 栏,查看数据;
- 选中要修改的数据,一次只能选择一条;
- 点击 “编辑” 按钮开始修改,修改后保存就可以使用了。
数据单条更新
以修改发货方信息为例,展示数据批量更新步骤:
- 打开 “基础数据” 页签下的 “发货方” 栏,
- 导出 “基础数据” Excel表,并对内容进行修改,保存;
- 再次点击 “导入” 按钮,选择更新方式后导入文件并确认
导入后系统给出导入结果分析,错误信息将提示用户;用户可继续下载修改内容直至内容完全正确;若您的模板不存在错误系统将提示您错误为 “0”。
导出数据
更新数据
批量删除
选择多条收货方、发货方、产品信息,支持批量删除。
- shift + 左键:批量选择
- ctrl + 左键:多个选择
- 选中后,点击删除按钮即可成功
批量添加坐标
- 新建基础数据时根据地址自动添加坐标
- 点击 “初始化坐标” 按钮可批量添加坐标至已创建的基础数据中
- 点 “地球” 图标可查看数据位置并微调位置
特别提示
- 相对于详细的SKU级别的产品数据,运输服务往往更关注重量、体积、包装、件数等更概略的信息。所以在很多情况下,您可以选择输入“纸箱”“托盘”“包装类型-1”等来代替非常明细的SKU级别的产品数据。
- 运输单位尺寸和重量应该基于毛体积或毛重,oTMS以此为基础计算费用。用户可根据客户的业务特点来决定,比如:运输单位包装是标准化的,则可以全部在此维 护到主数据库,在创建订单时仅能引用而不可编辑;如果非标准化,则允许在创建订单时候输入。用户操作主数据库和订单编辑的权限是由oTMS主帐户持有人在 “用户管理”模块下设置。
- 请特别注意:运输单位尺寸上的微小偏差,将可能导致您零担费用的大幅度变化。
我的线下合作伙伴
用户在创建线下伙伴后,仍然可以对其修改、删除和添加。
具体操作如下:
- 打开 “基础数据” 页签下的 “我的线下合作伙伴” 栏,开始 “新建”;
- 填写公司信息,保存后才能继续添加其他信息;
- 点击 “新建” 按钮添加联系人或价格文件,保存后线下合作伙伴创建成功。
小提示:oTMS中,添加公司信息后,必需点击“保存”后才允许添加联系人及价格。
线下伙伴信息栏
编辑我的线下合作伙伴
重要提示
- 由于合作双方在oTMS平台内未建立线上连接,货主在分配订单给线下合作伙伴时,需在oTMS内把订单以PDF或者CSV的文件形式导出系统,通过邮件或传真等方式传递给合作伙伴。
- 货主通过系统产生帐单后,也需要将帐单导出系统,发给合作伙伴,进行手工对帐。
- 无法通过oTMS平台在线更新订单追踪,需要货主方操作人员更新订单状态,完成订单流转信息,以便相关人员及时查看最新订单状态。
如同传统的TMS,您需要通过电话、邮件等形式从合作伙伴处获取信息,然后自己手动更新oTMS内的订单信息。我们称这种操作方式为"非平台"运作。