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开通招标权限

使用招标 (

Request For Quatation, RFQ)

功能之前，您需要确认自己的账户拥有招标权限。可打开系统 “我的设置” 模块下的 “我的权限”

创建招标文件

在 oTMS 系统中，创建招标文件有两种方式：新建、复制来创建。在您的系统中，如果从未创建过价格文件或招标文件，您就需要通过 “招标 (RFQ)” 按钮来新建；如果系统中有与招标相似的价格文件或招标文件，您可以采用 “复制来创建招标 (RFQ)” 的方式，快速编辑新的招标文件，对复制的内容可以修改，知道完全符合最新的招标文件要求。

开始创建新的招标文件：

1. 在 “我的资源” 模块，选择 “价格管理” 页签开始创建招标文件；
2. 点击 “招标” 按钮下的 “招标 (RFQ)” 选项进入创建页面。

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RFQ 文件创建路径

填写招标内容

RFQ 的填写内容有三部分：报价、附加费、服务协议/ KPI；下面分别介绍详细内容。

Image Removed页签，查看您的招标权限。

如果您发现自己无法创建招标，必是由于您未开通招标权限 —— 请立刻通过 “聊聊” 功能请求主账户管理员开通权限；如果您就是主账户管理员，可自助开通后重新登陆系统开始使用。

1. 打开 “我的资源” 模块下 “用户管理” ，编辑您的账户；
2. 选择 “全部” 、“招标 - 创建编辑和导出” 或 “招标 - 创建和编辑” 的招标权限；
3. 保存，重新登录系统。

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开通招标权限

隐藏费率配置 (可选)

主账户可在 “我的资源” > “我的公司” > “公司配置” 中 设置是否在议价截止日期前隐藏费率，使招标/议价流程标准化，防止作弊行为。
 

1. 主账户登录系统，打开 “我的资源” 模块；
2. 选择 “我的公司” 页签，进入 “公司配置” 功能；
3. 按需勾选两个选项，保存。(勾选 “在第一轮议价截止日期前隐藏费率” 后，才能勾选 “在所有议价轮次截止日期前隐藏费率” )；
4. 保存并重新登录系统。
   

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隐藏价格配置

税率不为零配置 (可选)

主账户可在 “我的资源” > “我的公司” > “公司配置” 中 设置是否允许招标/价格文件中税率为零。
勾选 “价格文件中税率不能为零” 选项后，招标/价格文件中，“税率” 栏数据均不允许为零。

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税率不为零配置

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税率不为零提示 - 招标

创建招标文件

在 oTMS 系统中，创建招标文件有三种方式：

• 新建：在您的系统中，如果从未创建过类似的价格文件或招标文件，您需要通过 “新建” 按钮来新建；
• 复制：如果系统中已有类似的价格文件或招标文件，您可以点选类似文件 “复制” 的方式，快速编辑新的招标文件，对复制的内容可以修改，直到完全符合最新的招标文件要求；
• 转换：创建招标文件时，利用路线模板的转换功能，将路线数据批量转入，从而简化了招标操作，降低了手动录入路线的错误率。
  
  

新建招标文件：

在 “我的资源” 模块的 “招标” 页签中，点击 “新建” 按钮，创建RFQ。

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新建招标

复制来创建招标：

方法一：复制已有的招标文件

在 “我的资源” 模块的 “招标” 页签下，点选已有的招标文件，再点击 “复制” 按钮。

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复制招标文件

方法二：复制已有的价格文件

在 “我的资源” 模块的 “价格管理” 页签下，点选已有的价格文件，再点击 “复制来创建招标 (RFQ)” 按钮。

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复制价格文件

路线模板转换招标文件：

1. 在 “我的资源” → “路线模板” 中选择需要进行转换的路线模板；

   信息
   用户可通过左侧的勾选框选择多个路线模板进行转换； 如果路线模板中有多条相同的路线，将合并为一条； 如果相同的路线具有不同的运输时间，则合并后的运输时间将取最大值。

2. 单击 “转换招标” 按钮；
3. 选择运输模式（整车/零担/空运/快递/铁路），单击 “确定”；
4. 填写招标文件的余下内容，继续招标操作。

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转换招标按钮

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选择运输模式界面

填写招标内容

RFQ 的填写内容有四部分：报价、附加费、服务协议/KPI、附件；下面分别介绍详细内容。

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RFQ 文件主体内容

报价

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报价内容

操作Image RemovedImage Removed

图中	编号	选择询价的承运商 / 客户	点击“下拉键”，选取一家合作伙伴，点击“增加承运商”选取成功；允许选择多家承运商 / 客户进行询价。	说明	操作
1	价格文件名称	方便区分与其他合作伙伴之间的价格文件；建议选取 命名以区分与其他合作伙伴之间的价格文件；建议使用 “合作伙伴名称+业务特点” 做文件名称，激活后不可修改。
Image Removed	价格文件有效期及起止日	在招标时，为价格文件限定一个有效期，表明想与对方合作时间长短，但系统限定不低于30天，到期后，价格状态自动转为“到期”，将不再应用于任何订单费用结算 点击日历图标选择 系统默认最少30天的有效期
Image Removed	运输模式	运输模式，单选项，一份价格文件只允许一种运输模式（零担/整车/....）
Image Removed	货物	货物类型（危险品/普通货物/....）、货物包装（散箱/托盘/....）
Image Removed	给承运商的权限和考核	可选项，决定承运商是否可以修改价格文件、是否可以对订单进行整合的运输操作（表示允许同一线路的订单可以合并，按照合并后的货量计算费用，包括单价、提送货费 例如，如果您有3个从上海DC至北京门店的订单，每个订单货 量是5个立方米，您的运输单价分为<10立方米和>10立方米，那么合并后的订单将使用>10立方米的价格，成本将按照比例分配；这个例子中，每个订单1/3。这种情况下，您还可以在附加费用中选择多点提送货费）、货主是否对承运商进行KPI（完美订单率）的考核
Image Removed	车辆类型和收费	运输车辆类型（厢式车/敞篷车/....）、价格计算单位（立方米/吨/......）
Image Removed	运输路线的始发地和目的地	填写，在 “增加始发地” 前填写始发地名称，根据提示选择详细地址，然后点击Image Removed按钮，添加成功；增加目的地时，先点选已经添加成功的始发地，再填写目的地， 其他操作相同
Image Removed	其他按钮	显示缺少费用路线 ：点击后系统可以查找到合同中所有未设置价格的路线，进行编辑补充； 添加区间/车型 ：零担时–针对某条线路添加不同的价格区间；整车时–针对某条线路添加不同车型的报价； 调整费率 ：快捷方式1：根据基准列调整其他列价格；快捷方式2：独立调整每列价格，详情参照图4和说明； 其他单位 ： 当价格单位选择了 其他 ，那么这里可以输入其他货品单位

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报价内容

在 RFQ 中，承运商可以选择多个，用户只需填入 (或不填) 对应承运商的运输价格，发送后即可完成一份 RFQ 向多家承运商招标的文件。

具体操作如下：

1. 在图 3 中的 “选择合作伙伴” 下拉框完成选择后，点击 “增加承运商” 按钮，完成一家。
2. 再次重复以上操作，点击 “增加”，如此循环可以增加多个承运商。
3. 填写始发地和目的地的地址 (系统自动匹配该地址邮编)，填写或不填运输价格，保存。

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路线报价

附加费

参考价格管理 (Tariffs)

服务协议/KPI

参考价格管理 (Tariffs)

发送并等待客户审核

请注意：招标文件必须是保存成功后才允许发送。

具体操作如下：

1. 点击 “报价”上方的 “发送” 按钮。
2. 勾选承运商。
3. 再次点击发送，多家询价成功。

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发送承运商

复制价格文件创建招标

oTMS 可以通过复制价格文件来创建招标文件，帮助你 3 分钟内轻松完成一次专业招标业务。

具体操作如下：

1. 打开 “价格管理”，选中所需的 “价格文件”；
2. 点击页签下的 “招标 (RFQ)” 按钮，选择 “复制来创建招标” 选项；
3. 页面跳转至招标文件 “编辑” 界面，添加参与招标的承运商，点击发送完成招标。

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复制招标

复制的 RFQ 当中的有效期、路线及运输信息等与原文件相同，但价格和承运商信息需要进行编辑。

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选择承运商

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路线报价

附加费及高级自定义费用

关于附加费及高级自定义费用的详细内容，请参考价格管理。

服务协议/KPI

关于服务协议/KPI的详细内容，请参考价格管理。

附件

在招标文件中，用户可以使用附件功能，上传或查看此招标的相关文件。

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上传附件

发送并等待对方报价/议价

单击报价上方的 “发送” 按钮，确认并发送至所有已添加的承运商。

货主发送招标文件后，招标文件将显示为 “已发送” 状态，等待承运商进行处理。在承运商给出反馈前，货主可以撤消已发送的 RFQ。

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发送至承运商

承运商进行报价/议价

报价/议价时，承运商只能修改路线价格和附加费信息，其他所有数据都无法更新修改；您修改后的数据在对方账户中以橙色高亮标示，并显示修改前后的数据。

关于承运商报价/议价的详细步骤，请参见议价文档。

货主处理报价

招标发起方收到承运商报价后，可以选择接受或拒绝承运商的投标，也可重新发起下一轮报价。

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接受招标文件

对于货主接受报价的操作方式，这里分为 “整体招投标” 和 “单条线路招投标” 两种情况进行讨论。

说明：招标模式可以在招标文件的 “报价” 页面进行配置

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配置招标模式

• 整体招投标

如果合作双方对招标内容完成审核，确认无误，由货主确认接受，合同激活并生效。激活后，招标文件自动转为价格文件。

1. 货主登录系统，打开 “我的资源” 模块的 “招标” 页签；
2. 点选文件名预览招标文件，单击 “编辑” 按钮 (也可选中招标文件并单击 “编辑” 按钮)；
3. 单击 “接受”，勾选承运商，接受并激活招标文件。

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进入编辑页面

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货主接受报价

• 单条路线招投标

1. 收到承运商报价后，单击招标文件上方的 “报价对比” 按钮，查看各个承运商的路线报价情况。

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报价对比按钮

       2. 对于各条路线的报价，系统会自动识别出报价最低的承运商，并将路线分配至该承运商的名下。用户可单击已分配路线右侧的取消Image Added按钮，将该路线转入 “未决定” 页面重新分配承运商。
           如果系统无法判别最低报价 (例如某两个承运商报价相同且均为最低价)，或当用户取消了系统为该路线匹配的最低报价，该路线将显示在 “未决定” 页面中。

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报价对比界面 - 承运商页面

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报价对比界面 - 未决定页面

       3. 当每条路线都已分配了对应的承运商 ( “未分配” 页面中无路线)，并核对无误后，单击界面左下角的 “接受” 按钮，即可基于各条路线及承运商的分配情况，生成独立的价格文件并自动激活。
           生成的价格文件名称将以 “招标文件名称 - 1” 的方式命名 (若名称重复，将顺延为 -2)。

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接受按钮

拒绝招标文件

如果货主需要拒绝承运商的报价，只需在编辑页面内单击 “拒绝”，勾选承运商，拒绝 RFQ。该招标文件的状态将转为 “被我们驳回” 状态。

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拒绝招标文件

发起下一轮报价

如果货主需要投标方进行新一轮报价或议价，可在编辑页面内单击 “发送”，重新将 RFQ 发送给承运商进行报价/议价。

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报价/议价后发送文件

其他功能

• 查看用户操作记录 —— 单击 “上次更新者” 字段后，可查看各个类型的用户操作记录。
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  用户操作记录
  
  
• 查看议价修改记录 —— 如果价格文件/招标文件的修订次数大于1，则单击 “修订次数” 后，可查看用户在议价过程中作出的各类修改记录。
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  议价修改记录
  
  

导入/导出相关功能

• 导出招标列表 —— 用户可通过 “导出招标文件列表” 按钮导出所有的招标文件列表。

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  导出招标文件列表

• 导入招标文件 —— 用户可通过 “导入” 按钮导入单个招标文件。导入后，可单击 “查看导入结果”查看导入情况。
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  导入招标文件
  
  
• 导出招标文件 —— 用户可通过 “ Excel 导出” 按钮导出单个招标文件。
• 导出路线模板 —— 用户可通过 “导出路线模板” 按钮导出招标文件中的所有路线并生成路线模板。

• 导出最优报价 —— 用户单击 “导出最优价格文件” 后，可导出最优的报价方案。

  信息
  title 说明
  例如：三个承运商的报价数据分别是 —— 最低收费/零担价格/运输时间 = 11/11/19；10/12/20；12/10/18。 则导出的最优方案中，取各个项目的最小值，即为 10/10/18。 需要注意的是，最优方案中的路线不含价格文件路线代码和承运商信息，因此该文件无法导入。

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  导出价格文件/路线模板/最优报价按钮